Die Category “Professional Services” im indirekten Einkauf ist äußerst heterogen. Sie umfasst beispielsweise den Einkauf von Beratungsleistungen, technischen Dienstleistungen, Personalvermittlung, Projektmanagement und in einigen Unternehmen auch den Einkauf von IT-Dienstleistungen. Entsprechend müssen sich Professional Services Einkäufer immer wieder in neue Themen einarbeiten. Neben der Vielseitigkeit gibt es eine Reihe von Charakteristika des Professional Services Einkaufs und daraus resultierende Herausforderungen. Um diese soll es im Folgenden gehen.
Eine vollständige Spezifikation von Professional Services ist vor Nominierung oft nicht möglich
Die erste Besonderheit von Professional Services zeigt sich bereits bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung. Während beispielsweise im direkten Einkauf ein Bauteil durch eine technische Zeichnung nahezu vollständig spezifiziert werden kann, ist dies bei Professional Services nicht der Fall. Stattdessen werden Spezifikationen gerade bei wissensintensiven Gewerken kontinuierlich weiterentwickelt.
Komplexe Dienstleistungen lassen sich nur schwer in einem Werkvertrag abbilden. Entsprechend können Preise pro Gewerk nicht oder nur mit hohen Risikoaufschlägen verhandelt werden. Ein Beispiel hierfür sind Prüfstandsleistungen in der Motorenentwicklung. Hier bleibt dem Einkauf in der Regel nichts anderes übrig, als Stundensätze für Personal und Maschinen zu verhandeln.
Value Co Creation (VCC) ist vor allem bei wissensintensiven Dienstleistungen relevant
Im direkten Material findet in der Regel nach der gemeinsamen Entwicklung einer Komponente nur noch wenig Interaktion zwischen dem einkaufenden Unternehmen und dem Lieferanten statt. Bei Professional Services ist dies völlig anders. Hier muss ein ständiger Informationsaustausch stattfinden. Beispielsweise muss ein Wirtschaftsprüfer mit allen für seine Tätigkeit relevanten Informationen versorgt werden.
Die Anforderung an den Kunden, proaktiv Informationen zu teilen, um eine optimale Leistungserbringung zu gewährleisten, wird auch als Value Co Creation (VCC) bezeichnet. Dies führt dazu, dass bestehende Anbieter von Professional Services ein besonders gutes Standing beim internen Kunden haben. Ein Wechsel des Dienstleisters würde die Effizienz der VCC erheblich reduzieren.
Der Einkauf hat eine anspruchsvolle Rolle in der Dreiecksbeziehung mit dem externen Dienstleister und dem internen Kunden
Eine direkte Folge der VCC ist die daraus resultierende Dreiecksbeziehung zwischen internem Kunden, externem Dienstleister und dem Einkauf. Die enge Zusammenarbeit und der vertrauensvolle Informationsaustausch zwischen dem internen Kunden und dem externen Dienstleister führen häufig zu einem sehr kollegialen Umgang zwischen diesen Parteien.
Der Professional Service Einkauf läuft Gefahr, als Fremdkörper in der Dreiecksbeziehung wahrgenommen zu werden. Beispielsweise ist zu erwarten, dass externe Juristen naturgemäß ein sehr ausgeprägtes Vertrauensverhältnis zum internen Kunden haben. Dem kann der Einkauf nur bei solchen Dienstleistungen entgegenwirken, bei denen eine Dual- oder sogar Multiple-Source etabliert werden kann. Leider ist dies nicht bei allen Dienstleistungen möglich, die unter der Kategorie Professional Services subsumiert werden.
Nur mit der richtigen Governance gelingt die Zusammenarbeit nach Vertragsabschluss
Da ein Preis pro Gewerk oft nicht vereinbart werden kann, ist nach der Nominierung ein enges Monitoring der Arbeit der externen Dienstleister erforderlich. Nur so kann nachvollzogen werden, ob der in Rechnung gestellte Aufwand auch tatsächlich angefallen ist.
Bei der Governance von Professional Services kommt der Hebelwirkung der Beziehung eine besondere Bedeutung zu. Dies liegt daran, dass die Qualität der Leistung von Professional Services oft schwer messbar ist. Wie lässt sich beispielsweise die Leistung eines Projektmanagers eindeutig messen? Erschwerend kommt hinzu, dass zwischen der Leistungserbringung und der Materialisierung der Ergebnisse oft eine zeitliche Lücke klafft. Letzteres ist z.B. bei Prozessberatern typisch: Ob sich die entwickelten Prozesse tatsächlich erfolgreich etabliert haben, stellt sich oft erst heraus, wenn der verantwortliche Berater längst wieder weg ist.
Fazit: Professional Services als Sammelbecken unterschiedlichster und hochkomplexer Dienstleistungen
Wie bereits eingangs erwähnt, ist der Einkauf von Professional Services äußerst heterogen. Letztlich muss jede Dienstleistung individuell betrachtet werden und nur wenige Verallgemeinerungen treffen ausnahmslos zu. Die vier beschriebenen Charakteristika (unvollständige Spezifikationen, Relevanz von VCC, kritische Dreiecksbeziehung, geeignete Governance) finden sich jedoch bei den meisten Dienstleistungen dieser Kategorie.
