Innovationen in öffentlichen Ausschreibungen gehören zu den wirkungsvollsten Instrumenten, die Regierungen einsetzen können, um Märkte zu gestalten und Innovationen zu fördern. Immer wenn eine öffentliche Institution Dienstleistungen, Infrastrukturen oder Technologien einkauft, sendet sie Signale an Anbieter: Was zählt—Kosten, Qualität, Nachhaltigkeit oder eben Innovation? Doch dieser Prozess ist weit mehr als reines Einkaufen. Er ist ein komplexer Verhandlungsprozess: Es geht darum, Bedürfnisse zu definieren, Angebote zu bewerten und Partner auszuwählen, die mehr liefern als das Minimum.
In ihrer Studie aus dem Jahr 2025 mit dem Titel „Public Procurement as an Innovation Policy: Where Do We Stand?“ beleuchten die Forscher Chiappinelli, Giuffrida und Spagnolo das Potenzial öffentlicher Beschaffung als Innovationsmotor. Die Arbeit vereint Forschung zur Nutzung öffentlicher Ausschreibungen, zu bestehenden Hürden und zu Verbesserungsmöglichkeiten im Sinne einer innovationsfördernden Gestaltung. Dieser Artikel greift zentrale Erkenntnisse der Studie auf und zeigt, wie Verhandlungen im Rahmen öffentlicher Beschaffung eine zentrale Rolle spielen — besonders in Zeiten, in denen Gesellschaften mutige, zukunftsgerichtete Lösungen brauchen.
Öffentliche Beschaffung als stille, aber wirksame Verhandlungsmacht
Während im Privatsektor täglich verhandelt wird, um Werte zu maximieren, sieht Verhandlung im öffentlichen Bereich anders aus. Strengere Regeln, Transparenzpflicht und gesetzlich verankerte Fairness setzen klare Rahmenbedingungen. Dennoch finden auch hier Verhandlungen statt — etwa in der Form, wie Ausschreibungen gestaltet werden, welche Zuschlagskriterien festgelegt sind und wie frühzeitig Anbieter eingebunden werden, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
Laut der Studie ist die innovationsorientierte öffentliche Beschaffung (Public Procurement of Innovation, PPI) weit mehr als der Kauf bereits existierender Produkte. Die öffentliche Hand agiert dabei als Erstnutzer von etwas, das noch nicht existiert, aber entstehen kann — vorausgesetzt, der richtige Anbieter erhält Gelegenheit und Unterstützung. Damit beginnt die Verhandlung bereits vor Vertragsunterzeichnung: nicht durch detaillierte Vorgaben, sondern durch einen ergebnisoffenen Fokus auf gewünschte Resultate und Offenheit gegenüber neuen Ansätzen.
So gesehen sind Vergabeverantwortliche nicht nur Einkäufer, sondern auch Verhandlungsführer, die künftige Märkte mitgestalten. Ob es um grüne Technologien, medizinische Geräte oder digitale Systeme geht: Ihre Entscheidungen setzen Signale — Innovation ist willkommen, mutige Ideen finden Gehör.
Innovationen in öffentlichen Ausschreibungen durch kluge Ausschreibungsgestaltung ermöglichen
Ein zentrales Feld der Verhandlung im öffentlichen Beschaffungsprozess ist die Gestaltung der Ausschreibung selbst. Die Formulierung entscheidet darüber, wer sich bewirbt, welche Lösungen angeboten werden und wie kreativ Anbieter vorgehen können.
Die Studie zeigt: Ausschreibungen mit detaillierten technischen Vorgaben engen Innovation oft ein. Sie lassen wenig Raum für neue oder verbesserte Ansätze. Dagegen eröffnen solche, die Probleme oder Ziele beschreiben und Raum zur Interpretation lassen, Innovationsspielräume — erfordern jedoch Vertrauen und fachliche Urteilskraft. Vergabeverantwortliche müssen in der Lage sein, unterschiedliche Angebotstypen einzuschätzen und deren Potenzial zu bewerten.
Auch die Wahl des Verfahrens spielt eine Rolle: Bei komplexen Vorhaben — etwa mit neuen Technologien oder unsicheren Ergebnissen — können direkte Verhandlungen mit Anbietern wirksamer sein als offene Ausschreibungen. Diese Gespräche ermöglichen Anpassungen und Flexibilität, senken das Risiko von Fehleinschätzungen, erfordern aber starke Kontrolle, um Fairness zu sichern.
Die Gestaltung innovationsfreundlicher Ausschreibungen ist somit ein Balanceakt: Offenheit für Neues versus Verbindlichkeit und Kontrolle. Hier ist die Verhandlungskompetenz des Vergabeteams entscheidend.
Innovationen in öffentlichen Ausschreibungen brauchen kompetente Vermittler
Ein zentrales Ergebnis der Studie: Die Rolle öffentlicher Beschaffungsverantwortlicher ist entscheidend für den Erfolg von PPI. Ihre Aufgabe endet nicht bei Ausschreibung und Vergabe, sondern umfasst Beziehungsmanagement, interne Koordination und Abwägungen zwischen Risiken und Chancen. Sie sind die Hauptverhandler im System.
Die Analyse zeigt: Überlastete, unzureichend geschulte oder durch starre Verfahren eingeschränkte Vergabeverantwortliche behindern Innovation. Dagegen können gut unterstützte Fachkräfte, mit Zeit und Expertise, Verhandlungen in innovationsfördernde Bahnen lenken. Sie stellen die richtigen Fragen, erkennen Qualität in neuen Ansätzen und fördern Verbesserungen während der Vertragsumsetzung.
Diese Verhandlungen zielen nicht nur auf Kostenreduktion, sondern auf gesellschaftlichen Mehrwert. Ob in Gesundheit, Nachhaltigkeit oder Digitalisierung — die Qualität der Ergebnisse kann weitreichende Folgen haben. Vergabeverantwortliche werden so zu Gatekeepern öffentlicher Innovation — eine Rolle, die Fachwissen und kommunikative Stärke erfordert.
Strategischer Einsatz: Wann Innovationen in öffentlichen Ausschreibungen sinnvoll sind
Die Studie betont: Öffentliche Beschaffung ist eines von mehreren Instrumenten zur Innovationsförderung — neben Förderprogrammen, Steueranreizen oder Regulierung. Besonders wirkungsvoll ist Beschaffung, wenn der Staat selbst Innovationen braucht — zum Beispiel bei medizinischer Technik, grünen Baustoffen oder digitalen Plattformen. Dann bietet der Staat nicht nur Finanzierung, sondern eine reale Testumgebung und frühe Nachfrage.
Doch damit Ausschreibungen als Innovationsmotor wirken, müssen sie gezielt eingesetzt werden. Das heißt: Der politische Instrumentenmix muss abgestimmt verhandelt werden. Wenn öffentliche Beschaffung mit Steueranreizen oder F&E-Förderung kombiniert wird, entsteht ein starker Innovationsrahmen. Ohne Koordination droht jedoch Verwirrung oder Ressourcenverschwendung.
Eine zentrale Erkenntnis: Innovationsfördernde Beschaffung wirkt am besten, wenn sie missionsorientiert ist — also klaren Zielen folgt, etwa Emissionsreduktion, bessere Gesundheitsversorgung oder digitaler Teilhabe. In solchen Fällen geht es in der Verhandlung nicht um Preisdrücken, sondern um die gemeinsame Arbeit an öffentlichem Mehrwert.
Herausforderungen und Perspektiven: Verhandlungen als Lernprozess
Trotz ihres Potenzials steht die innovationsorientierte öffentliche Beschaffung vor Hürden: rechtliche Begrenzungen, Risikoscheu, fehlende Kompetenzen und mangelndes Nutzerfeedback. Verhandlung kann helfen, diese Hürden zu überwinden, wenn sie durch geeignete Strukturen gestützt wird.
Ein Beispiel ist das „grüne Beschaffen“: Der Wunsch, umweltfreundlich einzukaufen, trifft auf einen sich entwickelnden Markt und komplexe Kriterien. Hier bedeutet Verhandlung: mit Anbietern über Möglichkeiten sprechen, Anforderungen anpassen und mitunter höhere Anfangskosten zugunsten langfristigen Nutzens akzeptieren. Ebenso wichtig: aus früheren Ausschreibungen lernen. Was hat funktioniert, was nicht, und warum?
Ein weiteres Beispiel ist die Krisenbeschaffung im Gesundheitswesen, etwa während der COVID-19-Pandemie. Hier waren schnelle, flexible und hochriskante Verhandlungen gefragt: Vorabkaufvereinbarungen, anpassbare Verträge und Echtzeit-Kollaboration mit Anbietern. Diese Formen gehen über klassische Verträge hinaus. Sie sind ausgehandelte Partnerschaften zur Lösung dringender Probleme.
Zukünftig werden Regierungen häufiger mit solchen Situationen konfrontiert: ob beim Klimawandel, digitaler Inklusion oder geopolitischer Unsicherheit. In all diesen Feldern wird Verhandlung zum Kerninstrument. Sie erfordert Offenheit, Dialogfähigkeit und Anpassungsbereitschaft—nicht bloß Einkaufskompetenz.
Fazit: Öffentliche Ausschreibungen als Plattform strategischer Verhandlung
Öffentliche Beschaffung ist weit mehr als ein Mittel zur Bedarfsdeckung. Sie ist eine Plattform zur Zukunftsgestaltung. Mit ihr können Regierungen Prioritäten setzen, Innovation fördern und komplexe Probleme lösen. Voraussetzung ist jedoch, Beschaffung als strategischen Verhandlungsprozess zu begreifen. Ein Prozess, der weit vor Vertragsbeginn startet und über die Umsetzung hinausreicht.
Die Studie von Chiappinelli, Giuffrida und Spagnolo aus dem Jahr 2025 verdeutlicht, wie Ausschreibungen ein wirksamer Hebel für Innovation sein können. Sie zeigt: Verhandeln heißt nicht nur über Preise sprechen, sondern Interessen ausgleichen, mit Unsicherheit umgehen und Vertrauen aufbauen.
Damit öffentliche Beschaffung ihr Potenzial ausschöpfen kann, braucht es Investitionen in Menschen, Prozesse und Strukturen. Dazu zählen: Schulungen für Beschaffer und Beschafferinnen, intelligent gestaltete Verträge und ein lernfähiges System. Nur so kann die öffentliche Hand nicht nur Produkte einkaufen, sondern echten Fortschritt ermöglichen.
