Nachhaltige öffentliche Beschaffung gewinnt in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung – weit über die traditionelle Aufgabe hinaus, Güter und Dienstleistungen für den Staat zu beschaffen. Sie entwickelt sich zu einem strategischen Hebel, um wirtschaftliche, soziale und ökologische Wirkungen gezielt zu gestalten. Das Fokuspapier „Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung“ der Bertelsmann Stiftung und der Universität der Bundeswehr München untersucht ein zentrales Problem in diesem Zusammenhang: die Diskrepanz zwischen politischem Anspruch und praktischer Umsetzung. Diese sogenannte „Intention-Action Gap“ spiegelt die Herausforderungen wider, vor denen öffentliche Institutionen stehen, wenn sie ihre eigenen Nachhaltigkeitsziele in der Praxis umsetzen wollen. Der Beitrag beleuchtet insbesondere die Rolle von Verhandlungen in der öffentlichen Beschaffung als Weg zur Überwindung dieser Lücke und zur Erreichung nachhaltiger Ergebnisse.
Die strategische Hebelwirkung der öffentlichen Beschaffung verstehen
Öffentliche Beschaffung ist weit mehr als staatlicher Einkauf. Mit einem geschätzten jährlichen Volumen von 350 bis 500 Milliarden Euro allein in Deutschland verfügt der öffentliche Sektor über erheblichen Einfluss. Durch die gezielte Bevorzugung nachhaltiger Produkte und Dienstleistungen können Innovationen gefördert, faire Arbeitsbedingungen gestärkt und Umweltbelastungen reduziert werden. Zwar ermöglichen gesetzliche Rahmenbedingungen auf EU- und nationaler Ebene ausdrücklich die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen – sie fordern sie teils sogar ein. Doch die praktische Umsetzung bleibt hinter den Möglichkeiten zurück: Laut Vergabestatistik werden Nachhaltigkeitskriterien nur in etwa 13 % der Verfahren angewendet.
Diese Diskrepanz zwischen Potenzial und Realität erzeugt eine Vielzahl an Verhandlungsdynamiken – zwischen Gesetzgebung und Praxis, zwischen wirtschaftlichen und ökologischen Zielsetzungen, zwischen öffentlichen Auftraggebern und Anbietern. Diese Verhandlungen sind nicht bloß technische Abstimmungen, sondern Aushandlungsprozesse unterschiedlicher Werte, Prioritäten und Deutungen dessen, was „Nachhaltigkeit“ konkret bedeutet.
Nachhaltige öffentliche Beschaffung im rechtlichen und politischen Rahmen
Gesetze wie das GWB und die VgV bieten durchaus Spielräume, um Nachhaltigkeit in Vergabeverfahren zu integrieren – etwa über Eignungskriterien, technische Spezifikationen oder Zuschlagskriterien. Dennoch empfinden viele Vergabestellen diese Möglichkeiten als unsicher. Die Sorge vor Rechtsstreitigkeiten und der Druck, Verfahren effizient durchzuführen, führen oft dazu, dass allein der Preis als Zuschlagskriterium herangezogen wird.
Hier spricht die Studie von einem „Sicherheitsdefizit“ – einem Mangel an rechtlicher Klarheit und Vertrauen in die Auslegung der Gesetze. An dieser Stelle wird Verhandlungskompetenz zentral: nicht nur in der Kommunikation mit Anbietern, sondern auch intern – zwischen Beschaffungsstellen, Rechtsabteilungen und politischen Entscheidungsträgern. Gemeinsames Verständnis, klare Dokumentation und abgestimmte Zielsetzungen können dazu beitragen, aus Zurückhaltung aktive Gestaltung werden zu lassen.
Verhandlung bedeutet in diesem Kontext, rechtliche Spielräume mit organisationaler Bereitschaft in Einklang zu bringen – Risiken zu managen und gleichzeitig Werte zu schaffen. Je transparenter und kollaborativer diese innerorganisatorischen Aushandlungsprozesse verlaufen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Nachhaltigkeitsziele wirklich umgesetzt und nicht bloß symbolisch verfolgt werden.
Nachhaltige öffentliche Beschaffung durch Kooperation mit Anbietern
Lieferanten spielen eine Schlüsselrolle in der nachhaltigen Beschaffung. Ob sie umweltfreundliche oder sozial verantwortliche Produkte anbieten, hängt maßgeblich davon ab, ob sie eine klare und kontinuierliche Nachfrage aus dem öffentlichen Sektor wahrnehmen. In der Realität jedoch beklagen viele Anbieter inkonsistente Kriterien, zu technische Spezifikationen oder Bewertungsmethoden, die noch immer primär den niedrigsten Preis belohnen.
Echte Verhandlungen mit Anbietern können hier Abhilfe schaffen. Gemeint ist damit keine informelle Einflussnahme, sondern ein strukturierter Austausch – etwa durch Marktdialoge, vorbereitende Konsultationen oder Rahmenvereinbarungen, die Innovation fördern. Die Studie benennt hier ein „Interaktionsdefizit“: fehlt der strukturierte Dialog, bleibt das Potenzial zur gemeinsamen Wertschöpfung ungenutzt.
Verhandlungsprozesse mit Anbietern erfordern Vertrauen und Transparenz. Öffentliche Auftraggeber sollten ihre Nachhaltigkeitsprioritäten offen kommunizieren, Einschränkungen auf Anbieterseite ernst nehmen und Ausschreibungskriterien so gestalten, dass nachhaltige Lösungen realisierbar bleiben. Anbieter wiederum sind gefragt, kontinuierliche Verbesserungen umzusetzen und die Wirkung ihrer Angebote glaubwürdig darzustellen. So wird Nachhaltigkeit nicht zur Checkliste, sondern Teil einer gemeinsamen Strategie.
Kultureller Wandel: Verhandlungen innerhalb von Organisationen
Ein weiteres wesentliches Hindernis für nachhaltige öffentliche Beschaffung liegt in den Organisationen selbst. Selbst wenn rechtliche und finanzielle Spielräume bestehen, fehlen häufig Fachkenntnisse, Motivation oder Rückhalt aus dem Management. Die Studie spricht hier von einem „Professionalisierungsdefizit“ und einem „Führungsdefizit“ – es braucht interne Aushandlungsprozesse zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften, zwischen etablierten Routinen und neuen Werten.
Nachhaltigkeitsziele setzen häufig veränderte Abläufe, neue Kennzahlen oder zusätzliche Planungszeit voraus. Dies sind keine marginalen Anpassungen, sondern erfordern einen kulturellen Wandel. Führungskräfte müssen diesen Wandel aktiv unterstützen und vermitteln, dass Nachhaltigkeit kein zusätzlicher Aufwand, sondern zentraler Bestandteil öffentlicher Wertschöpfung ist.
Diese internen Verhandlungen sollen nicht Hierarchien zementieren, sondern neue Arbeitsweisen gemeinsam entwickeln. Das bedeutet: Prioritäten festlegen, akzeptable Kompromisse definieren und Erfolge sichtbar machen – auch kleine. Die Studie zeigt: Ohne diesen innerorganisatorischen Wandel bleiben selbst gute Gesetze und engagierte Anbieter wirkungslos.
Weiterbildung als strategisches Verhandlungsinstrument
Schulungen gelten oft als technische Maßnahme – dabei sind sie ein strategisches Instrument. Wenn Beschaffer und Beschafferinnen Nachhaltigkeit praktisch verstehen – etwa durch Kenntnisse zu Lebenszykluskosten, sozialen Wirkungsindikatoren oder Zertifizierungsstandards – können sie ihre Anliegen überzeugender vertreten: gegenüber Vorgesetzten, Anbietern oder juristischen Instanzen. Fachwissen stärkt das Urteilsvermögen – besonders bei der Anwendung noch nicht standardisierter Nachhaltigkeitskriterien.
Die Studie bestätigt: Weiterbildung ist eine der meistunterstützten Empfehlungen in Wissenschaft und Praxis. Sie darf jedoch nicht passiv sein. Effektive Programme sind interaktiv, problemorientiert und direkt an den Herausforderungen der Teilnehmenden ausgerichtet. Sie bieten auch Räume für kollegiale Aushandlung – zum Erfahrungsaustausch, zur Entwicklung gemeinsamer Sprache und zur Etablierung neuer Standards.
Nachhaltige öffentliche Beschaffung als kontinuierlicher Aushandlungsprozess
Die Intention-Action Gap lässt sich nicht per Erlass schließen. Sie erfordert bewusste und kontinuierliche Aushandlung auf vielen Ebenen: Gesetze müssen verständlich interpretiert, interne Abläufe innovationsfreundlich gestaltet, Beziehungen zu Anbietern langfristig ausgerichtet und Beschaffer:innen als strategische Gestalter:innen befähigt werden.
Das Fokuspapier zeigt: Die Werkzeuge sind vorhanden. Was fehlt, ist die Abstimmung zwischen Ziel, Praxis und Menschen. Diese lässt sich nur durch strukturierte, ehrliche und dauerhafte Verhandlungen erreichen – nicht im konfrontativen Sinn, sondern im kooperativen Geist einer gemeinsamen Zukunftsgestaltung.
Verhandlung ist in der öffentlichen Beschaffung kein singuläres Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess des Zuhörens, Lernens und Führens. Wenn dieser gelingt, wird nachhaltige öffentliche Beschaffung mehr als ein politisches Schlagwort – sie wird gelebte Realität.
