Start-Ups in öffentlichen Ausschreibungen sind ein unterschätzter, aber zunehmend wichtiger Erfolgsfaktor für Innovation im öffentlichen Sektor. Jedes Jahr investieren Regierungen Milliarden Euro in den Einkauf von Produkten, Dienstleistungen und neuen Lösungen. Diese sogenannte öffentliche Beschaffung ist dabei mehr als ein technokratischer Prozess. Wer als Start-up einen Auftrag erhalten möchte, muss nicht nur ein gutes Angebot vorlegen, sondern auch verstehen, was der Staat tatsächlich braucht, wie man sich überzeugend präsentiert – und wie man aus der Masse heraussticht. Entscheidend ist dabei die Fähigkeit zur Verhandlung: nicht nur im klassischen Sinne über Preise, sondern strategisch – durch Vertrauen, Innovationskraft, Timing und Präsentation.
Die Studie „Which Startups Win Public Procurement Tenders?“ von Bastian Krieger, Lena Füner und Malte Prüfer aus dem Jahr 2024 untersucht auf Grundlage von Daten zu über 5.000 deutschen Start-ups, welche Faktoren über Erfolg oder Misserfolg bei der öffentlichen Vergabe entscheiden. Die Erkenntnisse sind nicht nur für Start-ups, sondern für alle relevant, die verstehen wollen, wie öffentliche Beschaffung funktioniert – und wie kluge Verhandlungsstrategien die Erfolgschancen deutlich erhöhen können. Dieser Beitrag fasst die zentralen Ergebnisse zusammen und zeigt, welche Rolle Verhandlung bei der Positionierung im öffentlichen Sektor spielt.
Start-Ups in öffentlichen Ausschreibungen: Verhandlungsspielräume im Regelwerk
Im Unterschied zu privaten Geschäftsabschlüssen läuft öffentliche Beschaffung formalisiert ab: Ausschreibungen werden veröffentlicht, Unternehmen bewerben sich, und das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag. Dieses Verfahren wirkt standardisiert – doch schon in der Angebotsphase gibt es viel Spielraum. Die strategische Entscheidung, ob man sich beteiligt, wie man das Angebot formuliert oder auf spezifische Anforderungen reagiert, ist ein zentraler Teil des Verhandlungsprozesses.
Die Studie macht deutlich, dass Start-Ups in öffentlichen Ausschreibungen besonders profitieren können. Ein staatlicher Auftrag bringt planbare Nachfrage, hilft beim Skalieren und wirkt als Qualitätssignal gegenüber Investoren. Der Weg dorthin ist jedoch anspruchsvoll. Start-ups verfügen oft nicht über dieselben finanziellen oder administrativen Ressourcen wie große Unternehmen. Gleichzeitig sind die Risiken hoch, der Wettbewerb intensiv, die Regeln komplex. Hier können durchdachte Verhandlungsstrategien den entscheidenden Unterschied machen.
Bemerkenswert: Nur rund elf Prozent der deutschen Start-ups nehmen überhaupt an Ausschreibungen teil – doch von diesen gewinnen etwa 65 Prozent mindestens einen Auftrag. Die Erfolgsquote ist hoch, die Teilnahmequote niedrig. Die Zurückhaltung hat viel mit Unsicherheit und Aufwand zu tun. Doch genau hier beginnt die eigentliche Verhandlung – lange vor Abgabe eines Angebots, mit der Frage, wie man sich als Start-up überhaupt für das öffentliche Spielfeld positioniert.
Produktspezifisch oder funktional: Zwei Ausschreibungstypen, zwei Chancenprofile
Die Studie unterscheidet zwei zentrale Ausschreibungsformate: produktspezifische und funktionale Ausschreibungen. Bei produktspezifischen wird genau festgelegt, was geliefert werden soll – zum Beispiel eine bestimmte Software oder eine definierte Anzahl von Geräten. In solchen Fällen dominiert der Preiswettbewerb, etablierte oder größere Anbieter sind im Vorteil.
Funktionale Ausschreibungen hingegen beschreiben ein Problem, ohne die Lösung vorwegzunehmen. Statt ein bestimmtes Energiesystem zu fordern, wird etwa ein Konzept zur CO₂-Reduktion gesucht. Genau hier können Start-ups punkten: Sie bringen neue Perspektiven ein, entwickeln kreative Lösungen und positionieren sich dort, wo Innovationsfähigkeit gefragt ist.
Start-ups, die in funktionalen Ausschreibungen erfolgreich sind, weisen oft jüngere Gründungsteams, kleinere Strukturen und eine starke Innovationsausrichtung auf. Viele entwickeln sogar spezifisch für eine Ausschreibung neue Produkte. Sie verhandeln mit ihren Ideen – und zeigen, warum ihr Ansatz besser zur Lösung eines öffentlichen Problems beiträgt als herkömmliche Lösungen. Innovation wird hier zur Sprache der Verhandlung.
Innovation als Mittel zur Verhandlung in Start-Ups in öffentlichen Ausschreibungen
Ein besonders aufschlussreiches Ergebnis der Studie ist der gezielte Einsatz von Innovation als Verhandlungsstrategie. Manche Start-ups entwickeln neue Produkte nicht aus akutem Marktdruck, sondern weil sich durch eine Ausschreibung die Chance ergibt, mit etwas Neuem hervorzustechen. Diese Innovation ist kein Zufallsprodukt, sondern eine bewusste Antwort auf Ausschreibungstexte, Anforderungen und Spielräume.
Verhandlung bedeutet hier: Zuhören, mitdenken, zwischen den Zeilen lesen. Erfolgreiche Start-ups lesen nicht nur, was verlangt wird – sie erkennen, was eigentlich gebraucht wird. Wer über das Erwartete hinausgeht, signalisiert dem Auftraggeber: Wir haben Ihre Herausforderung verstanden – und wir haben eine bessere Lösung.
Diese Art des Verhandelns ist leise, aber strategisch. Sie verlangt Mut, ein Gespür für öffentliche Interessen und die Fähigkeit, den Mehrwert neuer Ansätze überzeugend zu präsentieren. Die Studie zeigt, dass solche zielgerichtete Innovation die Erfolgswahrscheinlichkeit bei funktionalen Ausschreibungen um bis zu 24 Prozentpunkte steigern kann – ein starkes Argument für eine Verhandlungskultur, die über den Preis hinaus auf Problemlösung und Wirkung setzt.
Der menschliche Faktor in Start-Ups in öffentlichen Ausschreibungen
Trotz formaler Verfahren bleiben öffentliche Ausschreibungen ein menschliches Geschäft. Die Eigenschaften der Gründerinnen und Gründer – Alter, Erfahrung, Ausbildung, Teamstruktur – haben einen messbaren Einfluss. Jüngere Gründerinnen und Gründer sind häufiger bei funktionalen Ausschreibungen erfolgreich, während erfahrenere Teams bei produktorientierten Verfahren besser abschneiden. Große Teams signalisieren Stabilität bei Standardvergaben, können aber bei dynamischen, kreativen Anforderungen hinderlich sein.
Das zeigt: Der Verhandlungserfolg hängt nicht nur vom Angebot ab, sondern auch von der internen Organisation. Ein großes Team kann Prozesse verlangsamen, während ein kleines Team agiler reagiert. Unerfahrene Gründer bringen frische Ideen, müssen aber formale Hürden erst verstehen. Erfolgreich ist, wer die eigenen Stärken kennt – und weiß, für welche Art von Ausschreibung sie passen.
Verhandlung findet dabei nicht nur extern, sondern auch intern statt. Wer übernimmt welche Rolle? Wie werden Ressourcen priorisiert? Wie viel Risiko wird eingegangen? Diese internen Abstimmungen prägen den Auftritt nach außen – und entscheiden mit darüber, wie glaubwürdig ein Start-up im Vergabeverfahren wahrgenommen wird.
Was Start-Ups in öffentlichen Ausschreibungen und die Politik daraus lernen können
Aus der Studie lassen sich klare Lehren ziehen – sowohl für Start-ups als auch für politische Entscheidungsträger.
Die Auswahl der passenden Ausschreibung ist zentral. Funktionale Verfahren bieten vor allem jungen, innovationsgetriebenen Start-ups eine faire Chance. Produktausschreibungen sind oft besser geeignet für Unternehmen mit etablierten Strukturen und Prozessen. Wer das Ausschreibungsformat richtig einschätzt, steigert die Erfolgsaussichten erheblich.
Innovation sollte als Teil der Verhandlungsstrategie begriffen werden. Wer ein Produkt oder eine Dienstleistung gezielt auf die Ziele einer Ausschreibung zuschneidet, verbessert seine Position deutlich. Dazu gehört auch, Ausschreibungen genau zu lesen, gezielt Rückfragen zu stellen (wenn zulässig) und das Angebot so zu gestalten, dass es über Mindestanforderungen hinausgeht.
Verhandlung reduziert sich nicht auf den günstigsten Preis. Gerade in funktionalen Verfahren zählen Wirkung, Kreativität und Gesamtkonzept mehr. Start-ups, die nur auf Preiskompetenz setzen, werden häufig von jenen übertroffen, die überzeugende, durchdachte Lösungen präsentieren.
Auch für die Politik ergibt sich eine klare Botschaft: Wer Start-ups fördern und Innovation im öffentlichen Sektor stärken will, sollte die Gestaltung von Ausschreibungen überdenken. Mehr Spielraum für kreative Ansätze, weniger bürokratische Hürden und gezielte Unterstützung im Vergabeverfahren könnten die Teilnahme von Start-ups spürbar erhöhen. Vor allem funktionale Ausschreibungen eröffnen jungen Unternehmen reale Chancen, sich zu beweisen und gesellschaftliche Wirkung zu erzielen.
Fazit: Verhandlung als Brücke zwischen Innovation und Wirkung
Die öffentliche Hand hat die Möglichkeit, Märkte zu gestalten, Innovationen anzustoßen und wirtschaftliche Entwicklung zu fördern. Damit das gelingt, muss sie mit einer vielfältigen Anbieterschaft zusammenarbeiten – insbesondere mit Start-ups. Dafür ist es entscheidend, Beschaffung nicht nur als Verwaltungsprozess, sondern als Raum für Verhandlung zu verstehen.
Die Studie von Krieger, Füner und Prüfer zeigt: Der Erfolg in öffentlichen Vergaben hängt nicht primär vom niedrigsten Preis ab. Entscheidend ist, ob ein Start-up die tatsächlichen Bedürfnisse der öffentlichen Hand versteht, mit Innovationen darauf reagiert und eine partnerschaftliche Beziehung aufbaut. Für Start-ups bedeutet das: Verhandlung ist nicht der letzte Schritt – sie ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Staat.
Im Kontext der öffentlichen Beschaffung geht es nicht um Druck, sondern um Klarheit, Vertrauen und Mehrwert. Und gerade für Start-ups mit begrenzten Mitteln, aber großen Ideen, kann Verhandlung das entscheidende Instrument sein, um aus einem kleinen Anfang nachhaltige Wirkung zu erzielen.
